एक प्रभावी सम्मेलन का संचालन कैसे करें

वैज्ञानिक और व्यावसायिक वातावरण में, सम्मेलन संचार के सबसे प्रभावी तरीकों में से एक है। इस तरह की घटना आपको रुचि के विषयों पर संचित अनुभव को संक्षेप में प्रस्तुत करने की अनुमति देती है, उद्योग में नए विकास से परिचित होने के लिए, दिलचस्प रिश्ते स्थापित करने के लिए। एक नियम के रूप में, एक सम्मेलन प्रकृति में बड़े पैमाने पर होता है, और इसलिए सावधानीपूर्वक तैयारी की आवश्यकता होती है।

आपको आवश्यकता होगी

• - परिसर;

• - माइक्रोफोन;

• - वीडियो प्रोजेक्टर;

• - स्टेशनरी;

• - पानी और स्नैक्स।

निर्देश मैनुअल

1

एक सम्मेलन योजना बनाएं। इसमें लक्ष्य और उद्देश्य, रिपोर्ट की एक अनुसूची, प्रतिभागियों की संख्या, आवश्यक सामग्री और तकनीकी संसाधन, घटना के लिए एक अनुमान शामिल होना चाहिए।

2

सम्मेलन के स्थान और समय पर निर्णय लें। एक विशाल कमरा चुनें, जिसमें बड़ी संख्या में मेहमान ठहर सकें। अग्रिम में पता लगाएं कि क्या इस कमरे में आवश्यक उपकरण कनेक्ट करना संभव है। समय के लिए, प्रतिभागियों के हितों और रोजगार को ध्यान में रखना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, एक छात्र सम्मेलन, शुक्रवार शाम के लिए निर्धारित, एक अत्यंत नकारात्मक रवैया पैदा कर सकता है, क्योंकि युवा लोगों को इस समय आराम करने या घर जाने के लिए उपयोग किया जाता है।

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सम्मेलन के विषय में विस्तार से जानें। रिपोर्टों की प्रासंगिकता और वैज्ञानिक महत्व को निर्धारित करने के लिए यह आवश्यक है। सम्मेलन को गतिशील और उबाऊ नहीं बनाने के लिए, उस पर तेज, छोटे अध्ययन और विवादास्पद मुद्दों पर विचार करें। चयनित मुद्दों पर अपने विचार बनाने के लिए वक्ताओं को आमंत्रित करें।

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स्पीकर प्रस्तुतियों का एक शेड्यूल बनाएं। 30-40% समय खुद रिपोर्ट के लिए आवंटित करें, और बाकी को चर्चा के लिए समर्पित करें। यह एक जीवंत और दिलचस्प बहस है जो सम्मेलन को प्रभावी बनाती है। एक विनियमन इस तरह से तैयार करें कि एक समस्या तार्किक रूप से अगले में बहती है और चर्चा का विषय बन जाती है।

5

सामग्री और तकनीकी आधार का ख्याल रखें। आपको एक इंटरैक्टिव व्हाइटबोर्ड, एक स्क्रीन के साथ एक प्रोजेक्टर, एक कंप्यूटर, एक माइक्रोफोन, आंसू शीट के साथ एक फ्लिप चार्ट, स्टेशनरी की आवश्यकता हो सकती है। सम्मेलन की तैयारी करते समय, पहले से ध्वनि, वीडियो उपकरण के संचालन की जांच करें। इवेंट की योजना और प्रतिभागियों के लिए तालिकाओं पर रिपोर्ट के मुख्य सार के साथ फ़ोल्डर्स को बाहर रखें।

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आगामी कार्यक्रम के बारे में सम्मेलन के प्रतिभागियों और मेहमानों को सूचित करें। वक्ताओं को एक अनिवार्य पूर्व पंजीकरण प्रक्रिया से गुजरना होगा। यदि सम्मेलन काफी बड़ा है, तो प्रेस और फोटोग्राफरों के प्रतिनिधियों को आमंत्रित करना न भूलें।

उपयोगी सलाह

यदि सम्मेलन लंबे समय तक रहता है, तो पेय और भोजन के बारे में सोचें। आप प्रत्येक प्रतिभागी के लिए टेबल पर पानी की बोतल रख सकते हैं। ब्रेक के दौरान, मेहमान गर्म पेय और बुफे शैली के नाश्ते का आनंद ले सकते हैं।